Die E-Rechnung steht in Deutschland vor der Tür. Das bedeutet, dass Unternehmen ihre Rechnungen im B2B-Geschäft künftig ausschließlich elektronisch versenden und empfangen müssen. Kein Papier, keine PDFs mehr – die Zukunft der Rechnungsstellung ist digital. Aber was genau bedeutet das für Dich und Dein Unternehmen? In diesem Artikel findest Du alle wichtigen Informationen und erfährst, wie Du Dich am besten auf die Umstellung auf E-Rechnung vorbereitest.

Was genau ist die E-Rechnung?

Ein einfaches PDF reicht ab 2025 nicht mehr aus. E-Rechnungen müssen in speziellen, maschinenlesbaren Formaten erstellt werden, die es ermöglichen, die Daten automatisch in Buchhaltungs- und Abrechnungssysteme einzulesen. Zu den gängigen Formaten gehören die XRechnung, ein rein maschinenlesbares XML-Format, und ZUGFeRD, als hybrides Format. Bei ZUGFeRD handelt es sich um ein PDF, das sowohl für den Menschen lesbar ist, aber auch eine maschinenlesbare XML-Komponente enthält, um die Automatisierung zu erleichtern.

Was bedeutet die Einführung der E-Rechnung?

Ganz einfach gesagt: Unternehmen müssen ab 2025 für sämtliche Geschäftsvorgänge im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen und empfangen. Papier- und klassische PDF-Rechnungen gehören dann der Vergangenheit an. Damit die elektronischen Rechnungen auch standardisiert und maschinenlesbar sind, wird der Einsatz von Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD vorgeschrieben. Es gibt aber Übergangsregelungen:

Die wichtigsten Fristen im Überblick

• 1. Januar 2025: Ab diesem Datum müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das bedeutet: Deine Systeme müssen entsprechend eingerichtet sein. Eine einfache Möglichkeit, die Empfangspflicht zu erfüllen, ist die Einrichtung einer dedizierten E-Mail-Adresse, über die elektronische Rechnungen empfangen werden. Diese E-Mail-Adresse muss jedoch sicherstellen, dass sie Rechnungen in den vorgeschriebenen E-Rechnungsformaten (z. B. XRechnung) empfangen und an ein entsprechendes System zur Weiterverarbeitung weiterleiten kann.

• Übergangsphase bis Ende 2026: Du darfst bis Ende 2026 weiterhin Rechnungen in Papierform oder als PDF verschicken, vorausgesetzt der Empfänger stimmt dem zu. Aber Achtung: Je schneller Du auf E-Rechnung umstellst, desto besser.

• 1. Januar 2026: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen ab diesem Datum E-Rechnungen verschicken. Wer den Umsatzschwellenwert nicht erreicht, hat noch ein wenig mehr Zeit.

• 1. Januar 2028: Spätestens jetzt müssen alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, E-Rechnungen senden und empfangen. Keine Ausreden mehr – bis dahin musst Du vollständig digitalisiert sein.

Was bedeutet das für Dich als Unternehmer?

Jetzt fragst Du Dich sicher: „Reicht es nicht, wenn ich mich 2028 darum kümmere?“ Leider nein. Die Einführung der E-Rechnung bringt einige Veränderungen mit sich, und es ist sinnvoll, Dein Unternehmen frühzeitig darauf vorzubereiten. Hier ein paar Schritte, die Du in Angriff nehmen solltest:

• Technische Infrastruktur aufbauen: Deine Softwarelösung muss in der Lage sein, E-Rechnungen im richtigen Format zu erstellen und zu empfangen. Am besten prüfst Du schon jetzt, ob Deine Systeme kompatibel sind und Anpassungen oder Updates nötig sind.

• Schulung der Mitarbeiter: Dein Team sollte rechtzeitig über die Umstellung auf E-Rechnung informiert und geschult werden. Insbesondere in der Buchhaltung müssen neue Abläufe etabliert werden, um den reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

• Buchhaltung optimieren: E-Rechnungen bringen viele Vorteile mit sich, vor allem in der Buchhaltung. Sie vereinfachen die Abläufe und ermöglichen es, steuerliche Prüfungen effizienter zu gestalten. Allerdings ist eine ordnungsgemäße Archivierung entscheidend, da auch die Finanzämter darauf besonderen Wert legen werden.

Vorteile der E-Rechnung

Die Umstellung auf E-Rechnung mag zunächst wie eine zusätzliche Hürde erscheinen, aber in Wirklichkeit bringt sie viele Vorteile mit sich:

• Zeitersparnis: E-Rechnungen müssen nicht manuell bearbeitet oder eingetippt werden. Die Daten können direkt ins Buchhaltungssystem eingespielt und verarbeitet werden, was den Prozess erheblich beschleunigt.

• Weniger Fehler: Menschliche Fehler, wie das Vertippen von Zahlen, gehören der Vergangenheit an. Die automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen minimiert Fehler und macht den gesamten Rechnungsprozess zuverlässiger.

• Kostenreduzierung: Du sparst Kosten für Papier, Druck und Versand. Auch die Zeit, die Du normalerweise für manuelle Prozesse aufwenden würdest, kann effizienter genutzt werden.

• Bessere Nachverfolgbarkeit: Durch den Einsatz von standardisierten Formaten und automatisierten Abläufen hast Du jederzeit den Überblick über den Status Deiner E-Rechnungen. Das erleichtert die Nachverfolgung von Zahlungen und hilft, Zahlungsverzögerungen zu vermeiden.

• Nachhaltigkeit: Weniger Papierverbrauch, weniger Ressourcenverschwendung – die Umstellung auf digitale Prozesse trägt auch zum Umweltschutz bei.

Risiken bei Nicht-Einhaltung

Die Einführung der E-Rechnung ist nicht optional, und Unternehmen, die die Vorgaben nicht erfüllen, müssen mit Konsequenzen rechnen. So kann es beispielsweise passieren, dass Rechnungen, die nicht im vorgeschriebenen Format versendet werden, abgelehnt werden. Das führt im besten Fall zu Zahlungsverzögerungen – im schlimmsten Fall zu Zahlungsausfällen.

Darüber hinaus können Bußgelder verhängt werden, wenn Unternehmen die Vorgaben zur E-Rechnung ignorieren. Es lohnt sich also definitiv, die Umstellung auf E-Rechnung ernst zu nehmen und frühzeitig Maßnahmen zu ergreifen.

Positiver Effekt für die Eventbranche

Viele Eventunternehmen arbeiten projektbezogen mit einer Vielzahl von Dienstleistern, Zulieferern und Partnern zusammen – und genau hier wird die E-Rechnung für die Eventbranche ein unverzichtbares Tool, um die Digitalisierung voranzutreiben. Die schnelle und effiziente Abwicklung von Rechnungen ist gerade bei Großprojekten, bei denen viele Transaktionen stattfinden, ein klarer Vorteil. Durch die Automatisierung der Prozesse können Eventunternehmen ihre Abrechnungen mit Kunden und Dienstleistern optimieren und gleichzeitig sicherstellen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Fazit

Die E-Rechnung ist mehr als nur eine neue gesetzliche Anforderung – sie ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienz. Unternehmen, die sich frühzeitig darauf einstellen, profitieren von automatisierten Prozessen, reduzierten Kosten und einer einfacheren Buchhaltung. Zudem verschafft die Umstellung auf E-Rechnungen Dir einen Wettbewerbsvorteil, da Du Deine Abläufe optimieren und gleichzeitig die Umwelt schonen kannst.